Irakin Naisten Yhdistys ry kerää henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin: jäsenyyden ja asiakkuuden ylläpitämiseksi, muiden kuin jäsenten ilmoittautumistiedot INYn järjestämiin tilaisuuksiin paperiversiona tai sähköisenä seurantaa ja arviointia varten, neuvontaa varten tarvittavat tiedot asian hoitamisen vaatimaksi ajaksi, uutiskirjeen tilaajien yhteystiedot Mailchimp-palvelussa, työhakijoiden hakemukset omassa sähköpostilaatikossa mahdollisia tulevia työpaikkoja varten ja työntekijöiden tiedot työsuhteen ylläpitämiseksi Fivaldi-palvelussa ja kyselyitä ja selvityksiä varten tarvittavat tiedot ja yhteystiedot osallistujien luvalla.
Rekisteritietojen käyttötarkoitukset ja tietoryhmät
- Kunkin tilaisuuden, joista kerätään osallistujatiedot, osallistujalistat joko säilytetään paperiversiona lukitussa huoneessa, tai skannataan ja skannatut versiot tallennetaan INYn pilvipalveluun, jonne pääsevät vain kustakin toiminnasta vastaavat henkilöt sekä toiminnanjohtaja ja IT-vastaava. Osallistujatiedot koostuvat nimestä, sähköpostiosoitteesta, puhelinnumerosta ja vuodesta 2017 asti ikäryhmästä ja sukupuolesta. Raportointia varten tarvittavat erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujalistat säilytetään kunkin rahoituspäätöksen vaatiman ajan.
- INYn toimittaman uutiskirjeen/ajankohtaista -tiedotteen tilaajatiedot ovat MailChimp -järjestelmässä, jonne pääsevät vain viestinnästä vastaava henkilö sekä toiminnanjohtaja, yhdistyksen tunnuksella. Tiedot kerätään suoraan tilaajilta lomakkeella sekä sähköpostien avaamisen seurannan avulla.
- Muista sellaisista henkilöistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys ja jolta saamme yhteystietoja (esim. vapaaehtoiset tai asiakkaat), säilytetään vastaavien työntekijöiden Gmail sähköpostilaatikoista, Google Drive-pilvipalvelusta ja työntekijöiden tietokoneilla salasanan takana. Näihin henkilötietoihin kuuluvat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikka sekä muut tapauskohtaisesti tarvittavat tiedot.
- Työhakemukset säilytetään omassa, salasanoin suojatussa sähköpostilaatikossa, johon pääsevät vain rekrytointitiimissä olevat INYn tiimin ja hallituksen jäsenet, toiminnanjohtaja, tietosuojavastaava ja toimintojen päällikköt. Hakemukset säilytetään rekrytointiprosessin aikana sekä sen päätyttyä mahdollisia tulevia työntekijähakuja varten, ellei hakija muuta pyydä.
- Työntekijöiden henkilötiedot: osoitteet, työsopimukset palkkatietoineen, työterveystiedot ja lomatiedot ovat tiedostoissa salasanan takana GoogleDrive -kansiossa, johon vain toiminnanjohtaja pääse. Työntekijöiden palkanmaksun hoitaa Monika Naiset liitto ry. Palkanmaksutiedot ovat palkanmaksujärjestelmässä, Fivaldi, jonne on pääsy vain TiliMonikan työntekijöillä sekä toiminnanjohtajalla salasanan avulla.
- Kyselyissä ja selvityksissä osallistujien luvalla kerättävät tiedot kerätään GoogleFormsin kautta ja ne säilytetään GoogleDrive-pilvipalvelussa ja/tai työntekijöiden tietokoneilla salasanan takana.
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Kullakin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia INYä poistamaan kaikki tiedot rekisteristä ilmoittamalla asiasta kirjallisesti tietosuojavastaavalle. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.
INYn tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava on toiminnanjohtaja Jana Turk, jana.turk@iny.fi